Das Feedbackgespräch ist eines der mächtigsten Instrumente, die Führungskräften zur Verfügung stehen. Es stärkt Beziehungen, fördert Vertrauen und steigert die Leistung des Teams signifikant. Doch in der Praxis sind Feedbackgespräche oft eine Herausforderung: Sie werden aufgeschoben, unklar formuliert oder lösen bei den Mitarbeitenden eher Widerstand als Einsicht aus.
Dieser Blogpost basiert auf einer Podcast-Episode von LeadingHR und richtet sich an HR-Manager und Geschäftsführer, die ihre Feedbackkultur verbessern möchten. Mit den folgenden fünf Schritten gelingt es Ihnen, Feedbackgespräche effektiver zu gestalten und eine positive Wirkung zu erzielen.
Warum Feedback so entscheidend ist
Feedback ist mehr als nur ein Mittel zur Korrektur oder ein Austausch von Meinungen. Es bietet Orientierung und schafft Klarheit. Eine Gallup-Studie zeigt, dass Teams, die regelmäßig Feedback erhalten, bis zu 12 % produktiver sind. Doch die Bedeutung reicht über die Produktivität hinaus: Feedback signalisiert Wertschätzung und zeigt, dass die Arbeit jedes Einzelnen gesehen wird. Gleichzeitig dient es als Kompass, der Mitarbeitenden hilft, ihre Stärken auszubauen und an Schwächen zu arbeiten.
Aber Achtung: Feedback kann ein zweischneidiges Schwert sein. Unsensibel formuliertes Feedback kann demotivieren, Vertrauen beschädigen und sogar zu Konflikten führen. Besonders schädlich ist es, wenn Feedback ausschließlich in Form von Kritik gegeben wird. Mitarbeitende, die Feedback nur mit negativen Erfahrungen verbinden, werden auf Dauer weniger empfänglich dafür.
Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Feedbackkultur liegt darin, ein Feedbackgespräch konstruktiv, respektvoll und lösungsorientiert zu gestalten. Doch wie gelingt das? Hier kommen die fünf Schritte ins Spiel.
Die 5 Schritte für ein besseres Feedbackgespräch
1. Schritt: Vorbereitung ist der Schlüssel
Ein gutes Feedbackgespräch beginnt lange vor dem eigentlichen Gespräch. Vorbereitung sorgt dafür, dass Ihre Botschaft klar, präzise und zielführend ist. Beantworten Sie vorab folgende Fragen:
- Was genau möchten Sie ansprechen?
- Gibt es konkrete Beispiele?
- Welche Reaktion erwarten Sie?
Es kann hilfreich sein, Stichpunkte zu notieren, um im Gespräch fokussiert zu bleiben. Doch Vorbereitung bedeutet nicht nur, Ihre eigenen Gedanken zu sortieren. Es geht auch darum, sich in die Perspektive Ihres Gegenübers hineinzuversetzen. Überlegen Sie, welche äußeren Umstände oder Herausforderungen das Verhalten der Person beeinflusst haben könnten.
Ein praktisches Beispiel: Sie bemerken, dass ein Mitarbeiter häufig zu spät zu Meetings kommt. Statt ihn spontan darauf anzusprechen, bereiten Sie sich vor: „Mir ist aufgefallen, dass du in den letzten drei Meetings jeweils einige Minuten später eingetroffen bist. Das hat die Diskussionen unterbrochen und die anderen Teilnehmenden gestört.“ So vermeiden Sie, unvorbereitet zu wirken, und bleiben sachlich.
2. Schritt: Das richtige Timing und der passende Kontext
Der Zeitpunkt und der Rahmen eines Feedbackgesprächs sind entscheidend. Wählen Sie einen Moment, in dem Ihr Gegenüber aufnahmefähig ist, und sorgen Sie für eine störungsfreie Umgebung. Kritik unmittelbar nach einem großen Erfolg oder inmitten einer stressigen Situation kann kontraproduktiv sein.
Ebenso wichtig ist der Kontext. Feedback sollte immer unter vier Augen gegeben werden, besonders wenn es um kritische Themen geht. Bloßstellungen vor dem Team sind tabu und schädigen sowohl das Vertrauen als auch die Motivation der Mitarbeitenden.
Eine gute Praxis ist es, das Feedbackgespräch im Voraus anzukündigen: „Ich würde gerne morgen mit dir über das letzte Meeting sprechen. Wann passt es dir?“ So geben Sie Ihrem Gegenüber die Möglichkeit, sich mental darauf vorzubereiten.
3. Schritt: Konstruktives Feedback geben – Die SBI-Methode
Die SBI-Methode (Situation, Behavior, Impact) ist eine bewährte Technik, um Feedback klar und konstruktiv zu formulieren:
- Situation: Beschreiben Sie die konkrete Situation, in der das Verhalten aufgetreten ist.
- Behavior (Verhalten): Erläutern Sie, welches Verhalten Ihnen aufgefallen ist.
- Impact (Auswirkung): Erklären Sie, welche Auswirkungen dieses Verhalten hatte.
Ein Beispiel: „In der Teamsitzung letzte Woche (Situation) hast du den Vorschlag eines Kollegen unterbrochen (Behavior). Das hat dazu geführt, dass sich die anderen zurückgezogen haben und weniger eingebracht haben (Impact).“
Vermeiden Sie unspezifische oder generalisierende Aussagen wie: „Du bist immer unprofessionell.“ Solche Formulierungen greifen die Person an und bieten keinen Ansatz zur Verbesserung.
4. Schritt: Offenes Zuhören und Dialog fördern
Das Feedbackgespräch sollten keine Monologe sein. Geben Sie Ihrem Gegenüber Raum, seine Perspektive zu schildern, und fördern Sie den Dialog. Das bedeutet auch, aktiv zuzuhören und Nachfragen zu stellen.
Ein Beispiel für einen konstruktiven Austausch: „Du hast gesagt, dass die Deadline für dich eine Herausforderung war. Wie könnten wir das in Zukunft besser angehen?“ Solche Fragen zeigen nicht nur Interesse, sondern eröffnen auch die Möglichkeit, gemeinsam Lösungen zu entwickeln.
Das aktive Zuhören umfasst auch nonverbale Signale wie Augenkontakt und Nicken. Diese fördern ein Gefühl des Verständnisses und der Wertschätzung. Vermeiden Sie hingegen, das Gespräch zu dominieren oder Einwände abzuwürgen. Ein Beispiel, wie es nicht laufen sollte: „Das spielt jetzt keine Rolle, ich möchte, dass du das einfach anders machst.“ Solche Aussagen blockieren den Dialog und führen dazu, dass Mitarbeitende sich nicht ernst genommen fühlen.
5. Schritt: Follow-Up nicht vergessen
Feedback ist kein einmaliges Ereignis. Ein Follow-Up zeigt, dass Ihnen die Entwicklung Ihres Mitarbeitenden am Herzen liegt. Planen Sie daher ein weiteres Gespräch, um Fortschritte zu besprechen und Unterstützung anzubieten.
Ein Beispiel: „Ich habe gesehen, dass du im letzten Meeting darauf geachtet hast, andere nicht zu unterbrechen. Das hat eine tolle Atmosphäre geschaffen. Gibt es noch etwas, wobei ich dich unterstützen kann?“ Solche Gespräche stärken die Beziehung und motivieren Ihr Gegenüber, an den vereinbarten Zielen weiterzuarbeiten.
Feedbackgespräch – Konkrete Tipps für die Praxis
Neben den fünf Schritten gibt es einige weitere praktische Tipps, die Sie direkt umsetzen können:
- Sorgen Sie für die richtige Umgebung: Wählen Sie einen ruhigen und ungestörten Raum, um Ablenkungen zu vermeiden.
- Beginnen Sie mit positivem Feedback: Heben Sie zunächst Stärken hervor, bevor Sie auf Verbesserungsmöglichkeiten eingehen.
- Verwenden Sie „Ich-Botschaften“: Formulieren Sie Ihr Feedback aus Ihrer Perspektive, z. B.: „Ich habe den Eindruck, dass…“ statt „Du machst immer…“.
- Fragen Sie nach Reflexion: Fragen Sie am Ende des Gesprächs: „Wie geht es dir mit diesem Feedback?“ oder „Hast du Vorschläge, wie wir das gemeinsam verbessern können?“
- Dokumentieren Sie das Feedback: Halten Sie die wichtigsten Punkte schriftlich fest, um beim Follow-Up darauf zurückgreifen zu können.
Feedbackgespräch als zentraler Baustein für erfolgreiche Führung
Feedbackgespräche sind ein zentraler Baustein für erfolgreiche Führung. Mit den fünf einfachen Schritten – Vorbereitung, Timing, konstruktive Formulierung, Dialogförderung und Follow-Up – können Sie Ihre Feedbackgespräche deutlich verbessern und eine positive Wirkung erzielen.
Führungskräfte, die Feedback als Werkzeug zur Förderung und Entwicklung einsetzen, schaffen nicht nur ein motivierendes Arbeitsumfeld, sondern stärken auch die Bindung ihrer Mitarbeitenden ans Unternehmen. Setzen Sie diese Schritte in die Praxis um, und beobachten Sie, wie Ihr Team wächst und floriert.
Haben Sie schon erste Erfahrungen mit diesen Schritten gemacht? Teilen Sie Ihre Erkenntnisse und lassen Sie uns gemeinsam die Feedbackkultur weiterentwickeln!