Die Digitalisierung von Personalakten ist längst mehr als nur eine Option für moderne Unternehmen – sie ist ein Muss. Papierakten sind nicht nur zeitaufwendig und ineffizient, sondern erschweren auch die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und Datenschutzrichtlinien. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie die Digitalisierung Ihrer Personalakten erfolgreich umsetzen, welche Softwarelösungen geeignet sind und wie Sie typische Fallstricke vermeiden können.
Warum die Digitalisierung von Personalakten unverzichtbar ist
Die Verwaltung von Personalakten auf Papier gehört in vielen Unternehmen noch zum Alltag. Doch diese herkömmliche Methode ist nicht nur ineffizient, sondern birgt auch zahlreiche Risiken:
- Zeitverlust: Die Suche nach Dokumenten in umfangreichen Aktenordnern kostet wertvolle Arbeitszeit.
- Kosten: Die Aufbewahrung von Papierakten erfordert Platz und verursacht Material- und Verwaltungskosten.
- Compliance-Probleme: Papierakten erschweren die Einhaltung von Datenschutz- und Archivierungsvorgaben, wie sie etwa in der DSGVO vorgeschrieben sind.
Die Digitalisierung von Personalakten löst diese Probleme. Durch die digitale Verwaltung sparen Sie Zeit und Kosten, verbessern die Nachvollziehbarkeit von Prozessen und schaffen eine sichere Grundlage für den Schutz sensibler Daten. Gleichzeitig gewinnen Sie Flexibilität: Dokumente können jederzeit und von überall abgerufen werden – ein Vorteil, der insbesondere in der heutigen, zunehmend hybriden Arbeitswelt entscheidend ist.
So gelingt die erfolgreiche Digitalisierung von Personalakten
1. Analyse und Zielsetzung: Der Startpunkt für Ihre digitale Aktenführung
Eine erfolgreiche Digitalisierung von Personalakten beginnt mit einer gründlichen Ist-Analyse. Klären Sie zunächst:
- Welche Akten sollen digitalisiert werden? Nicht alle Dokumente sind gleichermaßen wichtig. Priorisieren Sie Unterlagen mit rechtlicher oder operativer Relevanz.
- Welche Ziele verfolgen Sie? Wollen Sie Prozesse beschleunigen, Kosten senken oder die Einhaltung rechtlicher Anforderungen sicherstellen?
Ein klarer Fahrplan mit definierten Zielen hilft Ihnen, den Digitalisierungsprozess effektiv zu steuern. Dabei lohnt es sich, frühzeitig auch die künftige Struktur Ihrer digitalen Personalakten zu definieren – etwa durch ein einheitliches System von Metadaten, das die Suche und Verwaltung vereinfacht.
2. Die richtige Software: Erfolgsfaktor für die Digitalisierung von Personalakten
Die Wahl der passenden Software ist einer der zentralen Erfolgsfaktoren. Es gibt verschiedene Arten von Lösungen, die sich für die Digitalisierung von Personalakten eignen:
- Dokumentenmanagement-Systeme (DMS): Diese Tools, wie z. B. DocuWare oder M-Files, ermöglichen das Scannen, Archivieren und strukturierte Verwalten von Dokumenten. Dank integrierter Suchfunktionen und Metadaten können Sie benötigte Unterlagen innerhalb von Sekunden finden.
- HR-Software mit integriertem Aktenmanagement: Anbieter wie Personio oder Sage HR bieten Komplettlösungen, die die digitale Personalaktenführung mit anderen HR-Prozessen wie der Gehaltsabrechnung oder dem Recruiting kombinieren.
- Cloud-basierte Lösungen: Plattformen wie Microsoft 365 oder Google Workspace bieten flexible und skalierbare Möglichkeiten, Personalakten sicher zu speichern und von jedem Ort aus darauf zuzugreifen.
Die richtige Softwarelösung sollte Ihre spezifischen Anforderungen abdecken – von der DSGVO-Compliance bis zur Integration in bestehende Systeme.
3. Struktur und Metadaten: Mehr als nur Scannen
Die Digitalisierung von Personalakten bedeutet nicht nur, Papierdokumente einzuscannen. Um wirklich effizient arbeiten zu können, sollten Sie eine klare Struktur für Ihre digitalen Akten schaffen. Dies umfasst:
- Metadaten: Ergänzen Sie jedes Dokument um Informationen wie Dokumententyp, Mitarbeitername und Datum. Dadurch wird die Suche nach Unterlagen deutlich schneller und präziser.
- Einheitliche Ablagesysteme: Definieren Sie ein konsistentes System für die Benennung und Ablage Ihrer Dateien.
Durch diese Maßnahmen stellen Sie sicher, dass Ihre digitalen Personalakten nicht nur vollständig, sondern auch übersichtlich und leicht zugänglich sind.
4. Integration in bestehende HR-Systeme
Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Integration Ihrer digitalen Personalakten in bestehende Systeme. Dadurch wird gewährleistet, dass alle HR-Prozesse nahtlos miteinander verknüpft sind. Beispiele:
- Gehaltsabrechnung: Über eine Schnittstelle können relevante Dokumente direkt in die Gehaltssoftware übernommen werden.
- Zeiterfassung: Verträge oder Abwesenheitsdokumente können automatisch mit Zeiterfassungssystemen synchronisiert werden.
Die Digitalisierung von Personalakten sollte also immer im Gesamtkontext Ihrer HR-Infrastruktur betrachtet werden.
5. Change Management: Mitarbeitende mitnehmen
Technologie allein ist nicht ausreichend – der Erfolg der Digitalisierung hängt maßgeblich von der Akzeptanz Ihres Teams ab. Um Widerstände zu minimieren und die Einführung digitaler Personalakten zu erleichtern, sollten Sie:
- Schulungen anbieten: Vermitteln Sie Ihrem HR-Team das notwendige Wissen, um die neuen Systeme sicher und effizient zu nutzen.
- Kommunikation fördern: Erläutern Sie die Vorteile der Digitalisierung und holen Sie frühzeitig Feedback ein.
Ein gutes Change Management ist der Schlüssel, um Ihre Mitarbeiter:innen für die neuen Prozesse zu gewinnen.
Rechtliche Anforderungen bei der Digitalisierung von Personalakten
Rechtssichere Archivierung: Fristen und Unveränderbarkeit
Personalakten enthalten oft Dokumente mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht. In Deutschland schreibt das Handelsgesetzbuch (HGB) Fristen von bis zu 10 Jahren vor. Für die rechtssichere Archivierung digitaler Akten sollten Sie:
- Sicherstellen, dass Dokumente unverändert gespeichert werden.
- Auf Verschlüsselungstechnologien und digitale Signaturen setzen.
So erfüllen Sie die rechtlichen Vorgaben und minimieren Risiken.
Datenschutz und DSGVO: Sicherer Umgang mit sensiblen Daten
Die Digitalisierung von Personalakten bringt große Vorteile mit sich – allerdings nur, wenn der Datenschutz gewährleistet ist. Achten Sie auf:
- Zugriffsrechte: Stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Personen auf sensible Daten zugreifen können.
- Datensparsamkeit: Löschen Sie Daten, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Eine DSGVO-konforme Lösung ist unerlässlich, um Bußgelder zu vermeiden.
Backup-Systeme: Schutz vor Datenverlust
Ein robustes Backup-System schützt Ihre digitalen Personalakten vor Datenverlust durch technische Fehler oder Cyberangriffe. Regelmäßige Backups und Wiederherstellungspläne sollten ein fester Bestandteil Ihrer digitalen Archivierungsstrategie sein.
Die Zukunft der Personalverwaltung ist digital
Die Digitalisierung von Personalakten bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile – von mehr Effizienz über geringere Kosten bis hin zur rechtlichen Absicherung. Mit der richtigen Planung, geeigneten Softwarelösungen und einem durchdachten Change-Management-Prozess legen Sie den Grundstein für eine moderne und zukunftssichere Personalverwaltung.
Haben Sie Fragen oder brauchen Unterstützung? Als erfahrene HR-Interim-Managerin helfe ich Ihnen gern dabei, Ihre Prozesse zu optimieren und die Digitalisierung erfolgreich umzusetzen.
