Checkliste Entgelttransparenzgesetz: So bereiten sich Unternehmen jetzt richtig vor

Das Thema Entgelttransparenz gewinnt an Fahrt. Hier geht es direkt zum Quick Check

Spätestens seit dem Entgelttransparenzgesetz von 2017 ist klar: Faire Bezahlung ist nicht nur ein moralisches Gebot, sondern auch eine rechtliche Verpflichtung. Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie, die ab 2026 verbindlich gilt, verschärfen sich die Anforderungen noch einmal deutlich.

Unternehmen stehen jetzt vor der Frage: Sind wir vorbereitet?
Eine strukturierte Checkliste Entgelttransparenzgesetz hilft, Klarheit zu gewinnen. In diesem Beitrag erfährst du, welche Pflichten bereits gelten, welche Neuerungen auf dich zukommen und wie du dein Unternehmen Schritt für Schritt fit machst.

Überblick: Was regelt das Entgelttransparenzgesetz?

Das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) hat ein klares Ziel: Lohngleichheit zwischen Männern und Frauen sicherstellen. Es basiert auf dem Prinzip „Gleicher Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit“.

Die wichtigsten Instrumente:

• Auskunftsanspruch: Beschäftigte in Unternehmen mit mehr als 200 Mitarbeitern können Auskunft über die Vergütung von Kollegen des anderen Geschlechts in vergleichbarer Tätigkeit verlangen.
• Prüfverfahren: Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten sollen regelmäßig interne Prüfungen zur Entgeltgleichheit durchführen.
• Berichtspflicht: Große Unternehmen, die zur Lageberichterstattung verpflichtet sind, müssen zusätzlich alle drei oder fünf Jahre einen Entgeltbericht veröffentlichen.

Warum jetzt handeln?

Viele Unternehmen warten ab, bis die EU-Richtlinie 2026 in Kraft tritt. Das ist riskant. Wer erst kurz vor der Frist beginnt, läuft Gefahr, hektisch zu reagieren und wichtige Potenziale zu verschenken.

Die Vorteile, jetzt mit einer Checkliste Entgelttransparenzgesetz zu arbeiten:

• Frühzeitige Risikominimierung
• Rechtssicherheit durch geordnete Prozesse
• Attraktivität als Arbeitgeber steigern
• Vertrauen und Bindung der Belegschaft fördern
• Wettbewerbsvorteil im Recruiting durch transparente Gehaltsstrukturen

Checkliste Entgelttransparenzgesetz

Mit dieser Checkliste können Unternehmen prüfen, wo sie stehen und welche Schritte sie als Nächstes gehen sollten.

1. Unternehmensgröße klären

• Beschäftigen wir mehr als 200 Mitarbeiter?
  → Dann gilt der Auskunftsanspruch.
• Beschäftigen wir mehr als 500 Mitarbeiter?
  → Dann gelten zusätzlich Prüfverfahren und Berichtspflichten.

2. Prozesse für den Auskunftsanspruch definieren

• Gibt es klare Ansprechpartner (HR oder Betriebsrat)?
• Ist der Ablauf dokumentiert (Fristen, Zuständigkeiten, Antwortvorlagen)?
• Werden Medianwerte und Zusatzleistungen systematisch ausgewertet?

3. Interne Prüfverfahren vorbereiten

• Sind Vergütungsdaten vollständig erfasst und aktuell?
• Gibt es Rollenprofile und Stellenbewertungen, um „gleichwertige Arbeit“ zu vergleichen?
• Werden geschlechtsbezogene Unterschiede regelmäßig überprüft?
• Gibt es einen Plan zur Beseitigung festgestellter Ungleichheiten?

4. Berichtspflichten im Blick behalten

• Sind wir lageberichtspflichtig nach HGB?
• Haben wir bereits einen Entgeltbericht erstellt?
• Wird dieser regelmäßig aktualisiert (3 oder 5 Jahre)?
• Enthält der Bericht Maßnahmen, Ergebnisse und Begründungen bei fehlenden Maßnahmen?

5. Vorbereitung auf die EU-Richtlinie 2026

• Sind Gehaltsspannen für alle Positionen definiert?
• Können wir diese in Stellenausschreibungen aufnehmen?
• Haben wir Kriterien für Einstiegsgehälter und Beförderungen festgelegt?
• Ist ein Monitoring-System vorhanden, das regelmäßig Gaps aufzeigt?
• Gibt es einen Kommunikationsplan für interne und externe Transparenz?

Praktische Tipps für die Umsetzung

1. Datenqualität sichern: Ohne saubere Datenbasis ist Transparenz unmöglich. Stelle sicher, dass alle Gehaltsbestandteile systematisch erfasst werden.
2. HR-Software nutzen: Digitale Tools können Datenanalyse und Reporting erheblich erleichtern.
3. Betriebsrat einbinden: Frühzeitige Einbindung erhöht Akzeptanz und reduziert Konflikte.
4. Pilotbereich starten: Beginne mit einer Abteilung oder einem Standort, bevor du das System unternehmensweit ausrollst.
5. Kommunikation planen: Transparenz braucht Vertrauen. Klare, nachvollziehbare Kommunikation verhindert Unsicherheit.

Fallbeispiel: Ein Unternehmen mit 600 Mitarbeitern

Ein mittelständisches Unternehmen aus der IT-Branche stellte bei der ersten internen Prüfung fest, dass die Löhne zwischen Männern und Frauen in einigen Entwickler-Positionen auseinanderliefen.

Ursache war nicht bewusste Diskriminierung, sondern individuelle Verhandlungen bei Neueinstellungen. Durch ein Equal Pay Audit wurden Gehaltsbänder eingeführt, die für alle neuen Verträge gelten. Gleichzeitig wurden bestehende Gehälter angepasst.

Das Ergebnis: höhere Zufriedenheit im Team, weniger Spannungen, verbesserte Arbeitgebermarke.

Kommunikation als Erfolgsfaktor

Das beste Vergütungssystem nützt wenig, wenn Mitarbeiter nicht verstehen, wie Entscheidungen zustande kommen. Eine Checkliste Entgelttransparenzgesetz ist deshalb immer auch ein Kommunikationsinstrument.

• Erkläre die Systematik (z. B. Gehaltsbänder, Beförderungskriterien).
• Teile Ergebnisse offen, ohne Einzelgehälter preiszugeben.
• Biete Führungskräften Schulungen, um Transparenz glaubwürdig zu vermitteln.

Ausblick: Entgelttransparenz als Kulturthema

Das Thema endet nicht mit der Erfüllung rechtlicher Mindestanforderungen. Unternehmen, die Transparenz ernst nehmen, entwickeln daraus einen echten Wettbewerbsvorteil.

• Employer Branding: Offenheit über Gehalt wirkt stark im Recruiting.
• Mitarbeiterbindung: Klarheit reduziert Fluktuation.
• Performancekultur: Wenn Kriterien klar sind, steigt die Motivation.

Die Checkliste Entgelttransparenzgesetz ist damit nicht nur Pflichtübung, sondern ein Werkzeug für nachhaltigen Erfolg.

Quick Check: Ist Ihr Unternehmen vorbereitet?

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