Prüfverfahren Entgelttransparenzgesetz – was Unternehmen jetzt wissen müssen

Seit dem 6. Juli 2017 ist das Entgelttransparenzgesetz in Deutschland in Kraft. Ziel des Gesetzes ist es, für mehr Fairness bei der Bezahlung zu sorgen und bestehende Lohnunterschiede – insbesondere zwischen Männern und Frauen – abzubauen. Ein zentrales Element des Gesetzes sind die Prüfverfahren Entgelttransparenzgesetz, die Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten durchführen sollen.

Doch was genau bedeutet das? Wer ist verpflichtet, solche Prüfverfahren einzuleiten, wie laufen sie ab und welche Folgen ergeben sich daraus? Dieser Beitrag gibt eine kompakte und praxisnahe Übersicht.

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Was sind Prüfverfahren im Rahmen des Entgelttransparenzgesetzes?

Die Prüfverfahren Entgelttransparenzgesetz sind interne Untersuchungen, mit denen Unternehmen die Einhaltung der Entgeltgleichheit prüfen sollen. Sie sind ein zentrales Instrument, um Transparenz zu schaffen und Ungleichheiten sichtbar zu machen.

Unternehmen sollen dabei ihre Vergütungsstrukturen systematisch analysieren. Ziel ist, Unterschiede bei der Bezahlung von Männern und Frauen aufzudecken und – falls vorhanden – zu beseitigen.

Wer ist verpflichtet, Prüfverfahren durchzuführen?

Die Pflicht trifft Unternehmen, die mehr als 500 Beschäftigte haben. Das Gesetz unterscheidet:

• Tarifgebundene Unternehmen: Diese müssen alle fünf Jahre einen Prüfprozess durchführen.
• Nicht tarifgebundene Unternehmen: Hier gilt eine Frist von drei Jahren.

Kleinere Unternehmen sind von dieser Pflicht nicht betroffen. Allerdings können auch sie freiwillig ein Prüfverfahren durchführen, um Transparenz zu schaffen und das Vertrauen der Belegschaft zu stärken.

Ablauf der Prüfverfahren Entgelttransparenzgesetz

Ein Prüfverfahren läuft in mehreren Schritten ab:

1. Datenerhebung: Unternehmen sammeln Informationen zu allen Gehältern, Zulagen, Boni und sonstigen Vergütungsbestandteilen.
2. Analyse: Die Daten werden nach Geschlecht, Position, Qualifikation und weiteren Faktoren ausgewertet. Ziel ist es, mögliche Unterschiede zu identifizieren.
3. Bewertung: Werden Unterschiede festgestellt, müssen diese auf sachliche Gründe überprüft werden. Wenn keine objektiven Unterschiede vorliegen, besteht Handlungsbedarf.
4. Maßnahmenplanung: Unternehmen entwickeln Maßnahmen, um Lohnunterschiede auszugleichen, z. B. durch Anpassung von Gehaltsbändern oder neue Beförderungskriterien.
5. Dokumentation: Das Ergebnis des Prüfverfahrens wird dokumentiert und fließt später auch in den Entgeltbericht ein.

Was gilt als „Beschäftigte“ im Gesetz?

Das Entgelttransparenzgesetz definiert Beschäftigte weit über klassische Arbeitnehmer hinaus. Dazu zählen:

• Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen
• Beamte des Bundes
• Richter des Bundes
• Soldaten
• Auszubildende
• Beschäftigte in Heimarbeit sowie Gleichgestellte

Das bedeutet: Schon bei der Berechnung der Unternehmensgröße für die Pflicht zu einem Prüfverfahren können mehr Personen erfasst sein, als viele Unternehmen auf den ersten Blick erwarten.

Zeitliche Vorgaben und Wartefristen

Im Quickcheck des BMFSFJ werden klare Fristen genannt:

• Ab dem 6. Januar 2018 konnten Beschäftigte erstmals ihren Auskunftsanspruch geltend machen.
• Bis zum 5. Januar 2021 galt eine dreijährige Wartefrist, danach eine zweijährige.
• Für Prüfverfahren gilt: Unternehmen mit über 500 Beschäftigten müssen diese regelmäßig wiederholen, abhängig von ihrer Tarifbindung.

Das zeigt: Transparenz ist kein einmaliges Projekt, sondern eine dauerhafte Aufgabe.

Nutzen der Prüfverfahren Entgelttransparenzgesetz

Auch wenn viele Unternehmen die Pflicht zunächst als bürokratische Last empfinden, ergeben sich aus den Prüfverfahren Chancen:

• Rechtssicherheit: Wer seine Entgeltstrukturen kennt, reduziert das Risiko von Klagen.
• Transparenz: Mitarbeiter gewinnen Vertrauen, wenn klar wird, dass Gehälter fair gestaltet sind.
• Employer Branding: Offene Vergütungsstrukturen stärken die Attraktivität als Arbeitgeber.
• Früherkennung von Problemen: Unterschiede werden erkannt, bevor sie zu Konflikten oder Imageschäden führen.

Kritik an den Prüfverfahren

Trotz der Chancen gibt es auch Kritik:

• Freiwilligkeit: Zwar sind Unternehmen „aufgefordert“, Prüfverfahren durchzuführen, eine echte Sanktion bei Unterlassung fehlt bisher.
• Komplexität: Viele Unternehmen haben Schwierigkeiten, die nötigen Daten in geeigneter Form zu erheben und auszuwerten.
• Kosten: Die Durchführung bindet Ressourcen und verursacht Aufwand, vor allem bei großen, dezentral organisierten Firmen.
• Geringe öffentliche Wahrnehmung: Ergebnisse der Prüfverfahren bleiben meist intern und erreichen selten die breite Öffentlichkeit.

Prüfverfahren im Kontext der EU-Entgelttransparenzrichtlinie

Die EU hat im Jahr 2023 eine neue Richtlinie zur Lohntransparenz verabschiedet. Diese muss bis 7. Juni 2026 in deutsches Recht umgesetzt werden. Sie wird die Prüfverfahren massiv verändern.

Künftig gilt:

• Alle Unternehmen über 100 Beschäftigte müssen regelmäßig Entgeltberichte erstellen.
• Abweichungen von mehr als 5 Prozent zwischen Männern und Frauen müssen erklärt und korrigiert werden.
• Verstöße können zu Sanktionen führen.

Damit wird aus der bisherigen „Empfehlung“ für Prüfverfahren eine harte Verpflichtung. Unternehmen sollten sich also rechtzeitig vorbereiten und ihre Prozesse anpassen.

Praxis-Tipp für Unternehmen

• Beginnen Sie frühzeitig mit der Datenerhebung. Viele Unternehmen haben ihre Gehaltsdaten nicht in einer Form vorliegen, die eine schnelle Analyse erlaubt.
• Nutzen Sie HR-Software oder externe Beratung, um die Prüfverfahren effizient zu gestalten.
• Binden Sie Betriebsrat und Führungskräfte ein, um Akzeptanz zu schaffen.
• Verknüpfen Sie die Prüfverfahren mit Ihrem Employer Branding. Transparenz wirkt nicht nur intern, sondern auch auf Bewerber attraktiv.

Die Prüfverfahren Entgelttransparenzgesetz sind ein zentrales Instrument, um Lohnunterschiede sichtbar zu machen und faire Vergütung sicherzustellen. Bisher waren sie für viele Unternehmen eher eine Empfehlung, doch mit der kommenden EU-Richtlinie werden sie zu einer verbindlichen Pflicht.
Unternehmen, die frühzeitig handeln, profitieren gleich doppelt: Sie erfüllen nicht nur die rechtlichen Vorgaben, sondern positionieren sich auch als moderne, faire Arbeitgeber. Wer Transparenz ernst nimmt, baut Vertrauen auf, reduziert Risiken und steigert seine Attraktivität am Arbeitsmarkt.
Der Prüfprozess ist damit kein reiner Verwaltungsakt, sondern eine echte Chance – für mehr Gerechtigkeit, für nachhaltige Unternehmenskultur und für ein starkes Employer Branding.

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