Der Personalbereich ist längst nicht mehr „nur“ administrativ. Gerade bei der Jahres- und Budgetplanung spielt HR eine wichtige Rolle – von der Personalstruktur über Kosten bis zur Mitarbeiterbindung. Damit HR hier wirklich liefern kann, braucht es klare Kennzahlen (KPIs) und eine gute Planung. In diesem Beitrag bekommst du eine umfangreiche Übersicht der relevantesten HR KPIs – mit Definitionen, Berechnungen, wie sie zu interpretieren sind und wie sie sich in der Jahres- und Budgetplanung einsetzen lassen.
Warum HR KPIs für Jahres- und Budgetplanung so wichtig sind
Wenn HR nur reagiert, wird ein Teil des strategischen Potenzials unterschätzt. Mit den richtigen KPIs kannst du:
- Transparenz schaffen über Personalentwicklung, Kosten und Effekte
- Szenarien durchspielen (z. B. Wachstum, Fluktuation, Automatisierung)
- Budget- und Kostenplanungen besser unterlegen mit Daten
- Maßnahmen ableiten (z. B. Weiterbildung, Bindung) und deren Wirkung messen
- Führung / Geschäftsleitung mit belastbaren Zahlen versorgen
Ein guter Überblick über HR KPIs macht HR sichtbar als strategischer Partner – nicht nur Unterstützung.
Die wichtigsten HR KPIs für Jahres- und Budgetplanung: Definitionen & Berechnungen
Hier findest du eine umfangreiche Liste an HR KPIs, die besonders relevant sind für Jahres- und Budgetplanung, inklusive Formel zur Berechnung, kurzen Erläuterungen und Kommentar zur Planung.
Personalstruktur & Entwicklung
Headcount
Formel: Anzahl aller aktiven Mitarbeitenden (z. B. zum Stichtag oder Jahresdurchschnitt)
Erläuterung: Basisgröße; wichtig für Personalkosten, Planung von Kapazitäten und Ressourcen.
Kommentar: Wird oft als Ausgangspunkt genommen – z. B. „Wir planen für 120 Mitarbeitende im nächsten Jahr“.
FTE (Full Time Equivalent)
Formel: Summe aller vertraglichen Arbeitszeitanteile ÷ Vollzeitfaktor (z. B. Teilzeit)
Erläuterung: Macht Teilzeitrollen vergleichbar und erleichtert Prognosen.
Kommentar: Wenn viele Teilzeit oder reduzierte Stunden vorhanden sind, ist FTE wichtiger als Headcount.
Fluktuationsrate (gesamt oder freiwillig)
Formel: (Anzahl Abgänge im Zeitraum ÷ durchschnittlicher Headcount) × 100
Erläuterung: Zeigt die Dynamik im Personalbestand und Bindung.
Kommentar: Für Budgetplanung relevant – z. B. bei hoher Fluktuation Planung für Neueinstellungen und Kosten dafür.
Altersstruktur / Durchschnittsalter
Formel: Durchschnittsalter aller Mitarbeitenden
Erläuterung: Gibt Auskunft über demografische Risiken (z. B. Altersteilzeit, Renteneintritte)
Kommentar: Einfluss auf Nachfolgeplanung, Schulungsbedarf und ggf. auf Kosten (z. B. ältere Mitarbeitende = mehr Erfahrung aber ggf. höhere Kosten).
Anteil Teilzeit / Vollzeit
Formel: (Anzahl Teilzeitrollen ÷ Gesamtzahl Rollen) × 100
Erläuterung: Gibt Einsicht in Arbeitszeitstruktur.
Kommentar: Wichtig bei Planung von Kapazitäten und Kosten – Teilzeit hat oft andere Kostenstruktur.
Durchschnittliche Betriebszugehörigkeit
Formel: Summe aller Beschäftigungsjahre ÷ Headcount
Erläuterung: Maß für Bindung und Unternehmens-Kultur.
Kommentar: Hohe Betriebszugehörigkeit kann günstig sein (geringe Einarbeitungskosten) aber auch bedeuten, dass viel Erfahrung in den Ruhestand geht.
Nachfolgequote kritischer Rollen
Formel: (Anzahl kritischer Rollen mit Nachfolgeplan ÷ Gesamtzahl kritischer Rollen) × 100
Erläuterung: Zeigt Vorbereitung auf Schlüsselrollen.
Kommentar: In der Jahres- und Budgetplanung wichtig, wenn Schlüsselkräfte ersetzt werden müssen.
Anteil High Potentials / High Performer
Formel: (Anzahl High Potentials ÷ Gesamtzahl Mitarbeitende) × 100
Erläuterung: Indikator für Talentpotenzial und zukünftige Führungskräfte.
Kommentar: Budgetierung für Talentprogramme kann darauf aufbauen.
Kosten & Budget
Personalkosten gesamt
Formel: Summe aller Gehälter + Boni + Sozialabgaben + Benefits + Weiterbildung + Recruitingkosten
Erläuterung: Kerngröße für Budgetplanung im HR- und Finanzbereich.
Kommentar: Muss mit Gesamtbudget abgestimmt werden; gute Planung vermeidet Überraschungen.
Personalkostenquote
Formel: (Gesamte Personalkosten ÷ Gesamtaufwand oder Umsatz) × 100
Erläuterung: Misst Anteil der Personalkosten an Gesamtleistung.
Kommentar: Hilft beim Benchmarking und bei Zielsetzungen (z. B. „Personalkosten sollen unter 35 % des Umsatzes bleiben“).
Durchschnittliche Personalkosten pro Mitarbeitende
Formel: Gesamte Personalkosten ÷ durchschnittlicher Headcount
Erläuterung: Erlaubt Vergleich über Zeit oder zwischen Abteilungen.
Kommentar: Ideal zur Planung von Kosteneffizienz oder bei Gehaltssteigerungen.
Recruitingkosten pro Einstellung (Cost per Hire)
Formel: Recruitingkosten ÷ Anzahl Neueinstellungen
Erläuterung: Zeigt Effizienz im Recruiting-Prozess.
Kommentar: Wenn Rekrutierung zunehmen soll, muss das Budget dafür berücksichtigt werden.
Budgetausnutzung Weiterbildung pro Mitarbeitende
Formel: Weiterbildungsbudget ÷ Headcount
Erläuterung: Planung wieviel pro Mitarbeitende investiert werden kann.
Kommentar: Ein wichtiges Investment in Entwicklung und Bindung.
Überstundenkosten / Anteil Überstunden
Formel: (Kosten Überstunden ÷ Gesamte Personalkosten) × 100 oder Anzahl Überstunden ÷ Gesamtstunden
Erläuterung: Zeigt Überlastung oder Kapazitätsprobleme.
Kommentar: Wenn viele Überstunden auftreten, kann das Budget für zusätzliche Mitarbeitende notwendig sein.
Gehaltssteigerungsrate
Formel: ((Durchschnittsgehalt Jahr t+1 – Durchschnittsgehalt Jahr t) ÷ Durchschnittsgehalt Jahr t) × 100
Erläuterung: Erwartete Erhöhungen in Gehaltspaketen.
Kommentar: Muss in Budgetplanung berücksichtigt werden, sonst drohen Kostenüberschreitungen.
Recruiting & Onboarding
Time-to-Fill
Formel: Durchschnittliche Tage von Stellenausschreibung bis Arbeitsbeginn
Erläuterung: Misst Geschwindigkeit der Besetzung.
Kommentar: Lange Time-to-Fill bedeutet Produktivitätsverlust und ggf. höhere Kosten – in Budgetplanung zu berücksichtigen.
Time-to-Hire
Formel: Durchschnittliche Tage von erstem Kontakt bis Vertragsunterschrift
Erläuterung: Effizienz des Recruiting-Prozesses.
Kommentar: Wenn Prozesse gestrafft werden sollen, dann Budget für Tools oder externe Dienstleister einplanen.
Bewerbungsquote
Formel: Anzahl Bewerbungen ÷ Anzahl ausgeschriebener Stellen
Erläuterung: Interne Messung der Attraktivität der Stelle und Employer Brand.
Kommentar: Niedrige Bewerbungsquote kann Budgetbedarf für Employer Branding signalisieren.
Conversion Rate Recruiting
Formel: (Einstellungen ÷ Bewerbungen) × 100
Erläuterung: Welche Bewerbungen führen tatsächlich zur Einstellung.
Kommentar: Wenn Conversion Rate niedrig ist, muss das Budget für bessere Prozesse oder Auswahlwerkzeuge berücksichtigt werden.
Offer Acceptance Rate
Formel: (Angebote angenommen ÷ abgegebene Angebote) × 100
Erläuterung: Zeigt wie attraktiv das Angebot/Paket ist.
Kommentar: Niedrige Rate kann darauf hinweisen, dass Budget für bessere Vergütung oder Benefits nötig ist.
Interne Besetzungsquote
Formel: (Intern besetzte Positionen ÷ Gesamtzahl besetzter Positionen) × 100
Erläuterung: Anteil interner Mobilität.
Kommentar: Förderung interner Besetzungen spart Kosten und kann in Budgetplanung berücksichtigt werden.
Onboarding-Abbruchquote
Formel: (Abgänge innerhalb der ersten 6 Monate ÷ Neueinstellungen) × 100
Erläuterung: Qualität des Onboardings bzw. Passung der Mitarbeitenden.
Kommentar: Hohe Quote bedeutet Budgetbedarf für bessere Onboarding-Prozesse oder Anpassung der Einstellungskriterien.
Leistung, Entwicklung & Bindung
Weiterbildungsstunden pro Mitarbeitende
Formel: Gesamtweiterbildungsstunden ÷ Headcount
Erläuterung: Maß für Lern- und Entwicklungskultur.
Kommentar: In Budgetplanung muss berücksichtigt werden, wieviel Zeit und Geld für Weiterbildung zur Verfügung steht.
Teilnahmequote Weiterbildung
Formel: (Anzahl Mitarbeitende, die teilgenommen haben ÷ Headcount) × 100
Erläuterung: Wer nutzt die Angebote?
Kommentar: Wenn Teilnahme niedrig ist, muss Budget für Kommunikationsmaßnahmen oder attraktivere Angebote eingeplant werden.
Mitarbeiterzufriedenheits- bzw. Engagement-Score
Formel: Durchschnittlicher Score aus Befragung oder Prozentsatz positiver Antworten
Erläuterung: Frühindikator für Bindung und Leistung.
Kommentar: Droht sinkende Zufriedenheit, kann das Budget für Bindungsprogramme, Maßnahmen zur Kulturpflege oder Feedbacksysteme erhöhen.
Retention Rate High Performer
Formel: (Verbleibende High Performer ÷ Gesamtzahl High Performer zu Jahresbeginn) × 100
Erläuterung: Bindung wichtiger Mitarbeitender.
Kommentar: Verlust von Top-Leuten kann hohe Kosten bringen (Ersatz, Know-howverlust), muss im Budget berücksichtigt werden.
Produktivität pro Mitarbeitende
Formel: (Umsatz oder Wertschöpfung ÷ Headcount oder FTE)
Erläuterung: Effizienzindikator.
Kommentar: Hilft bei Entscheidung, ob zusätzliches Personal notwendig ist oder Prozesse optimiert werden müssen.
Gesundheit, Arbeitsklima & Compliance
Krankenstand / Fehlzeitenquote
Formel: (Fehltage aller Mitarbeitenden ÷ Soll-Arbeitstage aller Mitarbeitenden) × 100
Erläuterung: Indikator für Gesundheit, Belastung, Arbeitsklima.
Kommentar: Hohe Fehlzeiten bedeuten Kosten und Produktivitätsverlust – Budget für Prävention kann nötig sein.
Unfallquote / Arbeitssicherheitskennzahlen
Formel: Anzahl Arbeitsunfälle ÷ Anzahl Mitarbeitende oder Arbeitsstunden
Erläuterung: Risikoindikator.
Kommentar: In manchen Branchen entscheidend – Budget für Sicherheitsmaßnahmen muss berücksichtigt werden.
Abschlussquote Mitarbeitergespräche
Formel: (Anzahl durchgeführter Mitarbeitergespräche ÷ Anzahl geplanter Gespräche) × 100
Erläuterung: Prozess- und Führungskulturindikator.
Kommentar: Wenn Gespräche nicht stattfinden, wirkt sich das auf Entwicklung, Bindung und damit mittelbar Budget aus.
Datenqualität HR-Systeme
Formel: Maßzahl z. B. (Anteil vollständiger Datenfelder ÷ Gesamtfelder) × 100
Erläuterung: Basis für valide Analysen und Planung.
Kommentar: Schlechte Datenqualität kann Planungen ungenau machen – Budget für Systempflege oder Schulung kann nötig sein.
Budget-Abweichung & Steuerung
Budgetabweichung Personalkosten
Formel: ((Ist-Kosten – Plan-Kosten) ÷ Plan-Kosten) × 100
Erläuterung: Schlüsselkennzahl für Budgettreue und Steuerung.
Kommentar: Hilft, Abweichungen früh zu erkennen und gegenzusteuern.
Wie du diese KPIs konkret in der Jahres- und Budgetplanung einsetzt
Damit die KPIs nicht nur „schick aussehen“, sondern auch Wirkung zeigen, hier ein praxisorientierter Ablauf, wie HR in Jahres- und Budgetplanung aktiv mitwirkt und die KPIs einsetzt.
1. Ist-Analyse und Datenbasis schaffen
- Sammle Ist-Daten der KPIs (Headcount, FTE, Personalkosten, Fluktuation etc.)
- Überprüfe Datenqualität (z. B. Vollständigkeit, korrekte Zuordnung)
- Visualisiere Trends der letzten Jahre (z. B. Fluktuation steigt, Kosten pro MA steigen)
- Identifiziere Risiken (z. B. hohe Fehlzeiten, geringer Anteil interner Besetzungen)
2. Szenarien entwickeln
- Szenario A: moderates Wachstum vs. Szenario B: Kostenreduktion vs. Szenario C: Hochwachstum
- Projektionen für Headcount bzw. FTE ableiten
- Personalkosten-Prognosen erstellen (z. B. mit Gehaltssteigerungsrate)
- Effekte von Maßnahmen simulieren (z. B. Reduktion Fluktuation um x %, Senkung Time-to-Fill um y Tage)
3. Ziel- und Budgetfestlegung
- Für jede KPI Zielwerte definieren (z. B. Fluktuationsrate ≤ 10 %, Time-to-Fill ≤ 45 Tage)
- Budget für Maßnahmen festlegen (Weiterbildung, Recruiting, Bindung)
- Kosten pro Mitarbeitenden ableiten (z. B. Weiterbildungsbudget pro MA)
- Personalkostenquote als Zielgröße verfassen (z. B. < 30 % Umsatz)
4. Maßnahmen und Verantwortlichkeiten definieren
- Welche Maßnahmen gibt es? (z. B. Onboarding verbessern, internes Karrieremodell aufbauen, Health & Wellbeing Programme)
- Welche KPIs beeinflussen sie? (z. B. Onboarding-Abbruchquote, Krankenstand, Retention Rate HP)
- Wer übernimmt Verantwortung? (z. B. HR Development, Recruiting, HR Analytics)
- Zeitplan & Meilensteine setzen
5. Monitoring & Steuerung
- Regelmässige Reports etablieren (monatlich, quartalsweise)
- Abweichungen von Zielwerten identifizieren
- Aktionspläne ableiten bei Abweichung (z. B. Fluktuation steigt → Exit-Interviews verstärken)
- Budget-Abweichung Personalkosten im Blick behalten
6. Nachbereitung & Lernen
- Am Jahresende: Soll vs. Ist vergleichen (z. B. Budgetabweichung Personalkosten)
- Was lief gut, was nicht? Welche KPIs haben sich verbessert/verschlechtert?
- Erkenntnisse für nächste Planung ableiten
Typische Stolperfallen & wie du sie vermeidest
Damit deine KPI-gestützte Planung erfolgreich ist, achte auf diese häufigen Fehler:
- Zu viele KPIs gleichzeitig verfolgen. Fokussiere auf 15–20 relevante Kennzahlen, sonst geht Übersicht verloren.
- Mangelnde Datenqualität. Unvollständige oder fehlerhafte Daten führen zu falscher Planung.
- Unrealistische Zielwerte. Ziele müssen ambitioniert, aber erreichbar sein.
- Keine Verknüpfung zu Geschäftszielen. HR KPIs müssen in den Kontext der Gesamtstrategie integriert werden.
- Maßnahmen ohne Verantwortliche. Ohne klare Zuordnung bleibt kaum etwas hängen.
- Kein Monitoring. KPIs ohne regelmäßige Kontrolle verlieren ihren Nutzen.
Beispiel: HR Jahresplan für ein mittelständisches Unternehmen
Lass uns ein fiktives Beispiel durchspielen:
Ausgangslage (Ist-Jahr):
- Headcount: 150 Mitarbeitende (FTE: 140)
- Fluktuationsrate: 12 %
- Personalkosten gesamt: 7 Mio. €
- Personalkostenquote: 28 % vom Umsatz
- Time-to-Fill: 55 Tage
- Weiterbildungsbudget pro MA: 800 €
- Onboarding-Abbruchquote: 8 %
- Krankenstand: 4,5 %
Ziele fürs Folgejahr:
- Headcount wächst moderat auf 160 (FTE: 150)
- Fluktuationsrate senken auf ≤ 10 %
- Personalkostenquote maximal 29 %
- Time-to-Fill senken auf ≤ 45 Tage
- Weiterbildungsbudget pro MA erhöhen auf 1.000 €
- Onboarding-Abbruchquote senken auf ≤ 5 %
- Krankenstand senken auf ≤ 4,0 %
Maßnahmen:
- Einführung eines verbesserten Onboarding-Programms (verantwortlich: HR Development)
- Optimierung Recruiting-Prozess mit neuem ATS und Employer Branding (verantwortlich: Recruiting)
- Bindungsprogramm „Top Performer“ mit gezielten Entwicklungs- und Karrierewegen (verantwortlich: HR)
- Gesundheitsförderprogramme (z. B. Gesundheitschecks, flexible Arbeitszeit) (verantwortlich: HR/Operations)
- Weiterbildungsschwerpunkt auf digitale Kompetenzen und Führung (verantwortlich: HR Development)
Budgetplanung:
- Recruitingkosten: +20 % gegenüber Vorjahr (z. B. für Employer Branding)
- Weiterbildung: 160 MA × 1.000 € = 160.000 €
- Gesundheitsprogramme: 50.000 €
- Gesamt Personalkosten prognostiziert ~7,8 Mio. € bei Wachstum
Monitoring:
- Monatliches HR-Dashboard mit KPIs: Headcount, FTE, Fluktuation, Time-to-Fill, Onboarding-Quote
- Quartalsweise Budgetüberprüfung: Ist vs. Plan Personalkosten, Weiterbildungsausgaben, Recruitingkosten
- Jahresende: Vergleich Budgetabweichung Personalkosten
Dieses Beispiel zeigt, wie HR KPIs konkret in Jahres- und Budgetplanung integriert werden können.
Integration in HR Controlling & Reporting
Ein erfolgreicher HR Prozess braucht passende Reporting-Instrumente:
- Dashboard: Visualisierung der wichtigsten KPIs (z. B. Headcount, Fluktuation, Personalkostenquote, Time-to-Fill)
- Trendanalysen: Vergleich Vorjahr vs. aktuelles Jahr vs. Zieljahr
- Abweichungsanalysen: Wo weichen Ist- von Zielwerten ab? Was sind Ursachen?
- Handlungsableitungen: Bei Abweichungen konkrete Maßnahmen definieren
- Stakeholder-Reporting: HR Kennzahlen verständlich an Geschäftsführung/Finance kommunizieren
Kombination von HR KPIs mit OKRs
Für eine starke Umsetzung verbindet man HR-KPIs mit konkreten Zielen und Ergebnissen (OKRs). Beispiel:
- Ziel: HR schafft Transparenz über Personal- und Kostenplanung
- KR 1: Forecast der Personalentwicklung für alle Abteilungen bis Ende Q2 fertig
- KR 2: Abweichung Personalkosten < 5 % zum Budgetwert
- KR 3: Einführung monatliches HR-Reporting-Dashboard
- Ziel: Mitarbeiterbindung stärken
- KR 1: Fluktuationsrate um 10 % senken
- KR 2: Teilnahmequote an Weiterbildungen um 20 % erhöhen
- KR 3: Mitarbeiterzufriedenheit > 80 %
Dadurch werden KPIs nicht nur gemessen, sondern gezielt gestaltet und verändert.
Wichtig ist…
Für die Jahres- und Budgetplanung ist HR nicht mehr nur „Support“, sondern strategischer Partner. Mit einem klaren Set an HR KPIs – z. B. Headcount, FTE, Fluktuation, Personalkostenquote, Time-to-Fill, Onboarding-Abbruchquote, Krankenstand – kannst du fundierte Planungen aufbauen und Steuerung ermöglichen. Wichtig ist: Datenqualität, Zielwerte, Maßnahmen und Monitoring. Wenn du das bedienst, wird HR-Planung zu einem kraftvollen Instrument für das Unternehmen.
