Zum 01. Januar 2025 tritt die Änderung Nachweisgesetz 2025 in Kraft, die insbesondere für Personalabteilungen in Deutschland von großer Bedeutung ist. Für alle HR-Verantwortlichen in Unternehmen kommt diese Gesetzesänderung wie ein befreiender Windstoß – ein Aufatmen, das die Arbeitsabläufe erheblich vereinfachen könnte. Aber was genau bedeutet diese Änderung für den Arbeitsalltag in HR-Abteilungen? Und welche Dokumente dürfen künftig digital unterzeichnet werden?
Hintergrund: Das Nachweisgesetz und seine Bedeutung für HR
Das Nachweisgesetz regelt die Dokumentationspflichten von Arbeitgebern gegenüber ihren Mitarbeitenden. Es stellt sicher, dass wesentliche Inhalte von Arbeitsverträgen, Änderungen und anderen arbeitsrechtlichen Vereinbarungen schriftlich niedergelegt werden. Traditionell war dies in vielen Fällen mit einem enormen administrativen Aufwand verbunden, da viele Dokumente manuell unterschrieben werden mussten.
Die Regelungen, die zum 01.01.2025 geändert werden, betreffen vor allem den digitalen Fortschritt, der in vielen anderen Bereichen der Arbeitswelt schon längst Einzug gehalten hat. Doch im Bereich des Arbeitsrechts und der Personalverwaltung war die Digitalisierung in der Vergangenheit noch nicht so weit verbreitet, was für HR-Abteilungen und Unternehmen insgesamt ineffizient und unpraktisch war. Mit den neuen Regelungen wird nun endlich ein Schritt in die Zukunft gemacht.
Was wird ab 01. Januar 2025 geändert?
Ab dem 01.01.2025 dürfen wichtige arbeitsrechtliche Dokumente und Verträge in Deutschland nun digital unterzeichnet werden. Dies ist eine bedeutende Vereinfachung für HR-Abteilungen, die regelmäßig mit den folgenden Dokumenten zu tun haben:
- Arbeitsverträge: Zukünftig dürfen Arbeitsverträge, die die Inhalte gemäß Nachweisgesetz beinhalten, digital unterzeichnet werden. Damit entfällt die Notwendigkeit, Arbeitsverträge ausgedruckt vorzulegen und von allen Parteien unterschreiben zu lassen. Ein digitaler Arbeitsvertrag mit qualifizierter elektronischer Signatur ist dann vollkommen rechtsgültig.
- Arbeitszeugnisse: Die Erstellung und Übergabe von Arbeitszeugnissen wird ebenfalls vereinfacht, da diese nun ebenfalls digital und mit einer qualifizierten elektronischen Signatur unterzeichnet werden dürfen. Dies ermöglicht eine schnellere Bearbeitung und senkt den administrativen Aufwand.
- Vertragsänderungen: Änderungen an bestehenden Arbeitsverhältnissen, etwa bei der Anpassung von Arbeitszeiten oder Gehalt, können nun ebenfalls digital vorgenommen werden. So entfällt die aufwendige Papierarbeit und der damit verbundene logistische Aufwand.
- Arbeitnehmerüberlassungsverträge: Auch Verträge zur Arbeitnehmerüberlassung können nun digital unterschrieben werden. Diese Verträge beinhalten oft wichtige, rechtlich bindende Bestimmungen, und die Möglichkeit, diese digital zu unterzeichnen, erleichtert die schnelle Bearbeitung und Dokumentation.
Was bleibt unverändert?
Trotz dieser Fortschritte gibt es auch weiterhin einige Dokumente, die nicht digital unterzeichnet werden dürfen. Diese betreffen vor allem die folgenden Bereiche:
- Befristete Verträge: Verträge, die eine Befristung des Arbeitsverhältnisses regeln, müssen auch künftig in Papierform unterzeichnet werden. Hier bleibt es erforderlich, dass beide Parteien den Vertrag in physischer Form unterschreiben.
- Beendigungen des Arbeitsverhältnisses: Auch die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses, sei es durch Kündigung oder einvernehmliche Auflösung, muss weiterhin schriftlich und in Papierform erfolgen. Dies gilt unabhängig davon, ob die Kündigung vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer ausgeht.
Wie kann die HR-Abteilung von der Gesetzesänderung profitieren?
Die Gesetzesänderung bringt eine Reihe von Vorteilen für Personalabteilungen in Unternehmen mit sich. Hier sind einige der wichtigsten:
- Zeit- und Kostenersparnis: Die Möglichkeit, Verträge digital zu unterzeichnen, spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Die HR-Abteilung muss keine physischen Dokumente mehr drucken, versenden und archivieren. Stattdessen können alle relevanten Dokumente digital erstellt und unterzeichnet werden – effizienter und ressourcenschonender.
- Bessere Nachverfolgbarkeit: Durch die digitale Unterzeichnung sind alle Dokumente jederzeit nachverfolgbar. Eine qualifizierte elektronische Signatur bietet zusätzliche Sicherheit und stellt sicher, dass alle Dokumente auch rechtlich gültig sind.
- Vereinfachung des Onboardings: Besonders bei der Einstellung neuer Mitarbeiter kann die digitale Signatur den Onboarding-Prozess erheblich beschleunigen. Neue Mitarbeitende müssen nicht mehr warten, bis sie vor Ort eine Unterschrift leisten können – sie können ihre Verträge direkt online unterschreiben.
- Flexibilität und Remote-Arbeit: In einer zunehmend digitalen und flexiblen Arbeitswelt, in der mehr und mehr Mitarbeiter remote arbeiten, ist es ein entscheidender Vorteil, wenn Verträge und Dokumente digital unterzeichnet werden können. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und reduziert die Notwendigkeit für physische Anwesenheit.
Die Änderungen im Nachweisgesetz, die zum 01.01.2025 in Kraft treten, sind ein bedeutender Schritt hin zu mehr Effizienz und Flexibilität für HR-Abteilungen in Deutschland. Durch die Möglichkeit, wichtige Dokumente wie Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse und Vertragsänderungen digital unterzeichnen zu lassen, wird der bürokratische Aufwand reduziert und der administrative Prozess insgesamt vereinfacht. HR-Abteilungen können sich auf die Umsetzung dieser neuen Regelungen freuen und von den zahlreichen Vorteilen profitieren, die sie mit sich bringen.
Für Unternehmen und HR-Verantwortliche bedeutet das: Ab Januar 2025 sollten sie sicherstellen, dass ihre digitalen Prozesse auf dem neuesten Stand sind, um von den neuen Möglichkeiten der digitalen Signatur vollumfänglich zu profitieren.
Die Zukunft der Personalabteilungen wird digital – und das ist auch gut so! 🌐Für Unternehmen und Mitarbeitende.! 🌐
