Fallstudie: Aufbau einer internen Academy und systematischen Personalentwicklung

Aufbau einer firmeninternen Schulungsplattform

Diese Fallstudie basiert auf der früheren Tätigkeit von Nicole Fromhold als festangestellte Personalleitung, noch vor der Gründung der Fromhold Consulting GmbH. Über einen Zeitraum von mehreren Jahren verantwortete sie in einem mittelständischen IT-Unternehmen den Aufbau und die Weiterentwicklung der internen Personalentwicklung. Die dabei gewonnenen Erfahrungen fließen heute in die Beratungs- und Interim-Mandate der Fromhold Consulting GmbH ein. Zum Schutz des damaligen Unternehmens werden die Darstellung und die Projektdaten anonymisiert.

Ausgangslage

Das Unternehmen war über mehrere Standorte hinweg gewachsen. Mit zunehmender Größe stieg auch der Bedarf an einer strukturierten, unternehmensweit zugänglichen Personalentwicklung.

Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen fanden bereits statt, waren jedoch nicht zentral gebündelt. Angebote, Zuständigkeiten und Informationen waren auf unterschiedliche Bereiche verteilt. Für Mitarbeiter und Führungskräfte war daher nicht immer transparent,

• welche Schulungen verfügbar waren,
• wie eine Teilnahme organisiert werden konnte,
• welche internen Kompetenzen bereits vorhanden waren,
• welche Weiterbildungsangebote für bestimmte Rollen relevant waren,
• und wie die Qualität der Maßnahmen bewertet und dokumentiert wurde.

Gleichzeitig bestand der Anspruch, Weiterbildung nicht nur punktuell zu organisieren, sondern als festen Bestandteil der Unternehmens- und Personalentwicklung zu etablieren.

Benötigt wurde deshalb mehr als eine Übersicht einzelner Seminare. Ziel war eine zentrale Struktur, die Lernangebote sichtbar machte, organisatorische Abläufe vereinfachte und eine systematische Weiterentwicklung der Angebote ermöglichte.

Auftrag und Zielsetzung für die interne Schulungsplattform

Nicole Fromhold übernahm als Personalleitung und Product Ownerin die Konzeption und den Aufbau einer internen Academy.

Das Ziel bestand darin, eine unternehmensweit nutzbare Lernplattform zu schaffen, über die interne und externe Weiterbildungsangebote gebündelt, organisiert und weiterentwickelt werden konnten.

Die interne Schulungsplattform sollte insbesondere:

• Schulungsangebote zentral sichtbar machen,
• den Zugang zu Weiterbildung erleichtern,
• interne Fachkompetenz nutzbar machen,
• externe Trainer und Anbieter strukturiert einbinden,
• die Organisation von Schulungen professionalisieren,
• Feedback und Qualitätssicherung ermöglichen,
• Zertifikate und Teilnahmebestätigungen systematisieren,
• sowie eine langfristig erweiterbare Grundlage für die Personalentwicklung schaffen.

Vorgehen

1. Ermittlung des Entwicklungsbedarfs

Zu Beginn wurde betrachtet, welche Lern- und Entwicklungsbedarfe im Unternehmen bestanden und welche Angebote bereits vorhanden waren.

Dabei ging es nicht nur um klassische Fachschulungen. Auch die Anforderungen unterschiedlicher Rollen, Teams und Führungsebenen mussten berücksichtigt werden.

Bestehende Maßnahmen wurden gesichtet und in einen übergeordneten Zusammenhang gebracht. Gleichzeitig wurde geprüft, wo bislang Angebote fehlten, Informationen schwer zugänglich waren oder organisatorische Abläufe unnötig aufwendig verliefen.

Aus diesen Erkenntnissen entstand die Grundlage für einen strukturierten Schulungskatalog.

2. Konzeption der internen Schulungsplattform

Nicole Fromhold entwickelte das fachliche und organisatorische Konzept der Academy.

Dabei musste festgelegt werden:

• welche Inhalte über die Plattform angeboten werden,
• wie Schulungen kategorisiert und gefunden werden können,
• welche Informationen Mitarbeiter und Führungskräfte benötigen,
• wie interne und externe Angebote eingebunden werden,
• wie Anmeldungen und organisatorische Abläufe gestaltet werden,
• wie Rückmeldungen erhoben werden,
• und wie die Academy kontinuierlich gepflegt und weiterentwickelt werden kann.

Die Schulungsplattform wurde nicht als statische Sammlung von Schulungsunterlagen konzipiert. Sie sollte als zentrale Anlaufstelle für Lernen und Entwicklung im Unternehmen dienen.

3. Aufbau der Plattform in SharePoint

Für die technische Umsetzung wurde eine interne Schulungsplattform in SharePoint aufgebaut.

Die Plattform bündelte die relevanten Informationen und machte Weiterbildungsangebote zentral zugänglich. Dabei wurden die technischen Möglichkeiten so genutzt, dass sie die tatsächlichen Abläufe der Personalentwicklung unterstützten.

Die Herausforderung bestand darin, fachliche Anforderungen, Nutzerfreundlichkeit und technische Umsetzbarkeit miteinander zu verbinden.

Nicole Fromhold übernahm dabei die Product-Owner-Rolle und bildete die Schnittstelle zwischen Personalentwicklung, internen Beteiligten und technischer Umsetzung.

4. Entwicklung eines Schulungskatalogs

Ein zentraler Bestandteil der Academy war der Aufbau eines strukturierten Schulungskatalogs.

Dieser bündelte unterschiedliche Lernangebote und schuf Transparenz darüber, welche Weiterbildungen im Unternehmen verfügbar waren.

Abhängig von Zielgruppe und Bedarf konnten darin beispielsweise berücksichtigt werden:

• fachliche Schulungen,
• methodische Weiterbildungen,
• interne Wissensformate,
• Führungskräfteentwicklung,
• Kommunikations- und Zusammenarbeitsthemen,
• Software- und Prozessschulungen,
• sowie externe Qualifizierungsangebote.

Der Schulungskatalog wurde nicht als abgeschlossenes Produkt verstanden, sondern kontinuierlich an neue Anforderungen angepasst.

5. Einbindung interner und externer Trainer

Für den Aufbau eines vielfältigen Lernangebots wurden sowohl interne Experten als auch externe Trainer eingebunden.

Interne Fachkräfte konnten ihr Wissen strukturiert weitergeben und damit Kompetenzen im Unternehmen breiter verfügbar machen. Gleichzeitig wurden externe Anbieter für Themen eingesetzt, bei denen zusätzliches Fachwissen oder eine unabhängige Perspektive erforderlich war.

Nicole Fromhold koordinierte die Auswahl, Abstimmung und Organisation der Trainer und sorgte dafür, dass die Angebote in das Gesamtkonzept der Academy passten.

Dadurch entstand keine zufällige Ansammlung einzelner Seminare, sondern ein wachsendes und koordiniertes Weiterbildungsangebot.

6. Aufbau organisatorischer Abläufe

Neben den Inhalten mussten auch die Abläufe rund um die Schulungen professionalisiert werden.

Dazu gehörten insbesondere:

• Planung und Veröffentlichung von Angeboten,
• Abstimmung mit Trainern,
• Koordination von Terminen,
• Bereitstellung relevanter Informationen,
• Organisation von Teilnahmen,
• Begleitung der Durchführung,
• sowie die anschließende Dokumentation.

Die Schulungsplattform sollte nicht nur optisch sichtbar sein, sondern im Alltag zuverlässig funktionieren. Deshalb waren klare Zuständigkeiten und wiederholbare Prozesse ein wesentlicher Bestandteil des Projekts.

7. Einführung von Feedback und Qualitätssicherung

Um Schulungen nicht nur durchzuführen, sondern auch bewerten und weiterentwickeln zu können, wurde ein System für Schulungsfeedback eingeführt.

Die Rückmeldungen der Teilnehmer dienten dazu,

• die Qualität der Inhalte einzuschätzen,
• die Relevanz für den Arbeitsalltag zu bewerten,
• Trainerfeedback zu erhalten,
• Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen,
• und zukünftige Angebote gezielter zu planen.

Damit wurde Personalentwicklung stärker daten- und bedarfsorientiert gestaltet.

8. Systematisierung der Zertifikatserstellung

Zusätzlich wurde ein Verfahren zur Erstellung von Zertifikaten beziehungsweise Teilnahmebestätigungen aufgebaut.

Dies erleichterte die nachvollziehbare Dokumentation absolvierter Weiterbildungen und gab Mitarbeitern einen sichtbaren Nachweis über ihre Teilnahme.

Auch dieser Teil trug dazu bei, die Personalentwicklung verbindlicher und professioneller zu gestalten.

9. Kontinuierliche Weiterentwicklung

Nach dem Aufbau wurde die Academy fortlaufend weiterentwickelt.

Neue Themen, veränderte Anforderungen und Rückmeldungen aus dem Unternehmen flossen in den Schulungskatalog und die organisatorischen Abläufe ein.

Damit entstand keine einmalige Projektlösung, sondern eine dauerhaft nutzbare Infrastruktur für Lernen und Personalentwicklung.

Ergebnis und Wirkung

Mit der internen Academy entstand eine zentrale und unternehmensweit zugängliche Struktur für Weiterbildung.

Schulungsangebote wurden sichtbarer, besser auffindbar und systematischer organisiert. Mitarbeiter und Führungskräfte erhielten einen transparenteren Überblick über bestehende Entwicklungsmöglichkeiten.

Gleichzeitig konnten interne Kompetenzen gezielter genutzt und externe Angebote bedarfsgerecht ergänzt werden.

Zu den wesentlichen Wirkungen gehörten:

• zentrale Bündelung der Weiterbildungsangebote,
• höhere Transparenz über verfügbare Schulungen,
• strukturiertere Organisation von Lernmaßnahmen,
• stärkere Nutzung internen Wissens,
• systematische Einbindung externer Trainer,
• Einführung einer Qualitätssicherung durch Teilnehmerfeedback,
• nachvollziehbare Dokumentation durch Zertifikate,
• sowie eine skalierbare Grundlage für die weitere Personalentwicklung.

Die Academy verband damit Technik, Organisation und Personalentwicklung in einer gemeinsamen Struktur.

Besondere Leistung von Nicole Fromhold

Nicole Fromhold übernahm nicht lediglich die Organisation einzelner Schulungen.

Sie entwickelte eine vollständige Lernarchitektur: von der Bedarfsermittlung über die Konzeption der Plattform und des Schulungskatalogs bis zur Einbindung von Trainern, Feedbackprozessen und Zertifikatserstellung.

Als Product Ownerin verband sie HR-Fachlichkeit, Nutzerbedürfnisse, organisatorische Anforderungen und technische Umsetzung.

Die besondere Leistung bestand darin, aus zuvor verteilten Weiterbildungsaktivitäten ein dauerhaft nutzbares und weiterentwickelbares System zu schaffen.

Diese Erfahrung bildet heute eine wesentliche Grundlage für die Arbeit der Fromhold Consulting GmbH in den Bereichen:

• strategische Personalentwicklung,
• Aufbau interner Lernstrukturen,
• Digitalisierung von HR-Prozessen,
• Wissensmanagement,
• Führungskräfteentwicklung,
• sowie organisationsweite Transformationsprojekte.