Aufbau einer firmeninternen Schulungsplattform

Diese Fallstudie basiert auf der früheren Tätigkeit von Nicole Fromhold als festangestellte Personalleitung, noch vor der Gründung der Fromhold Consulting GmbH. Über mehrere Jahre verantwortete sie in einem mittelständischen IT-Unternehmen den Aufbau und die Weiterentwicklung der internen Personalentwicklung.

Die dabei gewonnenen Erfahrungen fließen heute in die Beratungs- und Interim-Mandate der Fromhold Consulting GmbH ein. Zum Schutz des damaligen Unternehmens werden die Darstellung und die Projektdaten anonymisiert.

 

Ausgangslage

Das Unternehmen war über mehrere Standorte hinweg gewachsen. Mit zunehmender Größe stieg auch der Bedarf an einer strukturierten und unternehmensweit zugänglichen Personalentwicklung.

Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen fanden bereits statt, waren jedoch nicht zentral gebündelt. Angebote, Zuständigkeiten und Informationen waren auf unterschiedliche Bereiche verteilt.

Für Mitarbeiter und Führungskräfte war daher nicht immer transparent,

• welche Schulungen verfügbar waren,

• wie eine Teilnahme organisiert werden konnte,

• welche internen Kompetenzen bereits vorhanden waren,

• welche Weiterbildungsangebote für bestimmte Rollen relevant waren,

• und wie Qualität und Teilnahme dokumentiert wurden.

Gleichzeitig bestand der Anspruch, Weiterbildung nicht nur punktuell zu organisieren, sondern als festen Bestandteil der Unternehmens- und Personalentwicklung zu etablieren.

Benötigt wurde deshalb mehr als eine Übersicht einzelner Seminare. Ziel war eine zentrale Struktur, die Lernangebote sichtbar machte, organisatorische Abläufe vereinfachte und eine systematische Weiterentwicklung der Angebote ermöglichte.

 

Auftrag und Zielsetzung

Nicole Fromhold übernahm als Personalleitung und Product Ownerin die Konzeption und den Aufbau einer internen Academy.

Ziel war eine unternehmensweit nutzbare Lernplattform, über die interne und externe Weiterbildungsangebote gebündelt, organisiert und kontinuierlich weiterentwickelt werden konnten.

Die interne Schulungsplattform sollte insbesondere:

• Schulungsangebote zentral sichtbar machen,

• den Zugang zu Weiterbildung erleichtern,

• interne Fachkompetenz nutzbar machen,

• externe Trainer und Anbieter strukturiert einbinden,

• die Organisation von Schulungen professionalisieren,

• Feedback und Qualitätssicherung ermöglichen,

• Zertifikate und Teilnahmebestätigungen systematisieren,

• sowie eine langfristig erweiterbare Grundlage für die Personalentwicklung schaffen.

Vorgehen

1. Entwicklungsbedarf ermitteln

Zu Beginn wurde analysiert, welche Lern- und Entwicklungsbedarfe im Unternehmen bestanden und welche Angebote bereits vorhanden waren.

Dabei ging es nicht nur um klassische Fachschulungen. Auch die Anforderungen unterschiedlicher Rollen, Teams und Führungsebenen wurden berücksichtigt.

Bestehende Maßnahmen wurden gesichtet und in einen übergeordneten Zusammenhang gebracht. Gleichzeitig wurde geprüft, wo Angebote fehlten, Informationen schwer zugänglich waren oder organisatorische Abläufe unnötig aufwendig verliefen.

Aus diesen Erkenntnissen entstand die Grundlage für einen strukturierten Schulungskatalog.

2. Interne Schulungsplattform konzipieren

Nicole Fromhold entwickelte das fachliche und organisatorische Konzept der Academy.

Dabei wurden unter anderem folgende Fragen geklärt:

• Welche Inhalte sollen über die Plattform angeboten werden?

• Wie können Schulungen sinnvoll kategorisiert und gefunden werden?

• Welche Informationen benötigen Mitarbeiter und Führungskräfte?

• Wie werden interne und externe Angebote eingebunden?

• Wie sollen Anmeldung und organisatorische Abläufe funktionieren?

• Wie werden Rückmeldungen erhoben?

• Wie kann die Academy kontinuierlich gepflegt und weiterentwickelt werden?

Die Plattform wurde bewusst nicht als statische Sammlung von Schulungsunterlagen konzipiert, sondern als zentrale Anlaufstelle für Lernen und Entwicklung im Unternehmen.

3. Plattform in SharePoint aufbauen

Für die technische Umsetzung wurde eine interne Schulungsplattform in SharePoint aufgebaut.

Sie bündelte die relevanten Informationen und machte Weiterbildungsangebote zentral zugänglich. Die technischen Möglichkeiten wurden dabei so eingesetzt, dass sie die tatsächlichen Abläufe der Personalentwicklung unterstützten.

Eine zentrale Herausforderung bestand darin, fachliche Anforderungen, Nutzerfreundlichkeit und technische Umsetzbarkeit miteinander zu verbinden.

Nicole Fromhold übernahm dabei die Product-Owner-Rolle und bildete die Schnittstelle zwischen Personalentwicklung, internen Beteiligten und technischer Umsetzung.

4. Schulungskatalog entwickeln

Ein zentraler Bestandteil der Academy war der Aufbau eines strukturierten Schulungskatalogs.

Dieser bündelte unterschiedliche Lernangebote und schuf Transparenz darüber, welche Weiterbildungen im Unternehmen verfügbar waren.

Je nach Zielgruppe und Bedarf wurden unter anderem berücksichtigt:

• fachliche Schulungen,

• methodische Weiterbildungen,

• interne Wissensformate,

• Führungskräfteentwicklung,

• Kommunikations- und Zusammenarbeitsthemen,

• Software- und Prozessschulungen,

• externe Qualifizierungsangebote.

Der Schulungskatalog wurde nicht als abgeschlossenes Produkt verstanden, sondern kontinuierlich an neue Anforderungen angepasst.

5. Interne und externe Trainer einbinden

Für ein vielfältiges Lernangebot wurden sowohl interne Experten als auch externe Trainer eingebunden.

Interne Fachkräfte konnten ihr Wissen strukturiert weitergeben und damit vorhandene Kompetenzen im Unternehmen breiter verfügbar machen. Externe Anbieter wurden dort eingesetzt, wo zusätzliches Fachwissen oder eine unabhängige Perspektive sinnvoll war.

Nicole Fromhold koordinierte Auswahl, Abstimmung und Organisation der Trainer und stellte sicher, dass die einzelnen Angebote in das Gesamtkonzept der Academy passten.

So entstand kein loses Nebeneinander einzelner Seminare, sondern ein koordiniertes und wachsendes Weiterbildungsangebot.

6. Organisatorische Abläufe professionalisieren

Neben den Inhalten wurden auch die Prozesse rund um die Schulungen strukturiert.

Dazu gehörten insbesondere:

• Planung und Veröffentlichung von Angeboten,

• Abstimmung mit Trainern,

• Koordination von Terminen,

• Bereitstellung relevanter Informationen,

• Organisation der Teilnahme,

• Begleitung der Durchführung,

• anschließende Dokumentation.

Die Schulungsplattform sollte nicht nur sichtbar sein, sondern im Arbeitsalltag zuverlässig funktionieren. Klare Zuständigkeiten und wiederholbare Prozesse waren deshalb ein wesentlicher Bestandteil des Projekts.

7. Feedback und Qualitätssicherung einführen

Um Schulungen nicht nur durchzuführen, sondern auch bewerten und weiterentwickeln zu können, wurde ein systematisches Schulungsfeedback eingeführt.

Die Rückmeldungen der Teilnehmer dienten dazu,

• die Qualität der Inhalte einzuschätzen,

• die Relevanz für den Arbeitsalltag zu bewerten,

• Feedback zu Trainern zu erhalten,

• Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen,

• und zukünftige Angebote gezielter zu planen.

Damit wurde die Personalentwicklung stärker bedarfs- und datenorientiert weiterentwickelt.

8. Zertifikatserstellung systematisieren

Zusätzlich wurde ein Verfahren zur Erstellung von Zertifikaten und Teilnahmebestätigungen aufgebaut.

Dadurch konnten absolvierte Weiterbildungen nachvollziehbar dokumentiert werden. Mitarbeiter erhielten zugleich einen sichtbaren Nachweis ihrer Teilnahme.

Auch dieser Baustein trug dazu bei, die interne Personalentwicklung verbindlicher und professioneller zu gestalten.

9. Academy kontinuierlich weiterentwickeln

Nach dem Aufbau wurde die Academy fortlaufend weiterentwickelt.

Neue Themen, veränderte Anforderungen und Rückmeldungen aus dem Unternehmen flossen kontinuierlich in den Schulungskatalog und die organisatorischen Abläufe ein.

Damit entstand keine einmalige Projektlösung, sondern eine dauerhaft nutzbare Infrastruktur für Lernen und Personalentwicklung.

Ergebnis und Wirkung

Mit der internen Academy entstand eine zentrale und unternehmensweit zugängliche Struktur für Weiterbildung.

Schulungsangebote wurden sichtbarer, besser auffindbar und systematischer organisiert. Mitarbeiter und Führungskräfte erhielten einen transparenteren Überblick über vorhandene Entwicklungsmöglichkeiten.

Gleichzeitig konnten interne Kompetenzen gezielter genutzt und externe Angebote bedarfsgerecht ergänzt werden.

Zu den wesentlichen Wirkungen gehörten:

• zentrale Bündelung der Weiterbildungsangebote,

• höhere Transparenz über verfügbare Schulungen,

• strukturiertere Organisation von Lernmaßnahmen,

• stärkere Nutzung internen Wissens,

• systematische Einbindung externer Trainer,

• Qualitätssicherung durch Teilnehmerfeedback,

• nachvollziehbare Dokumentation durch Zertifikate,

• eine skalierbare Grundlage für die weitere Personalentwicklung.

Die Academy verband damit Personalentwicklung, Organisation und technische Infrastruktur in einer gemeinsamen Struktur.

Besondere Leistung von Nicole Fromhold

Nicole Fromhold übernahm nicht lediglich die Organisation einzelner Schulungen.

Sie entwickelte eine vollständige Lernarchitektur – von der Bedarfsermittlung über die Konzeption der Plattform und des Schulungskatalogs bis zur Einbindung von Trainern, Feedbackprozessen und Zertifikatserstellung.

Als Product Ownerin verband sie dabei:

• HR-Fachlichkeit,

• Anforderungen der Mitarbeiter und Führungskräfte,

• organisatorische Prozesse,

• technische Umsetzung.

Die besondere Leistung bestand darin, aus zuvor verteilten Weiterbildungsaktivitäten ein dauerhaft nutzbares und weiterentwickelbares System zu schaffen.

Diese Erfahrung bildet heute eine Grundlage für die Arbeit der Fromhold Consulting GmbH insbesondere in den Bereichen:

• strategische Personalentwicklung,

• Aufbau interner Lernstrukturen,

• Digitalisierung von HR-Prozessen,

• Wissensmanagement,

• Führungskräfteentwicklung,

• organisationsweite Transformationsprojekte.