Interim-Personalleitung in einer länger andauernden Übergangsphase

Projektprofil

Branche: Digital
Unternehmensumfeld: Mittelständisches Unternehmen innerhalb einer internationalen Unternehmensgruppe
Mandat: Interim-Personalleitung mit Verantwortung für angrenzende Organisations- und IT-Themen
Schwerpunkte: Führung, operative Stabilisierung, Digitalisierung, Automatisierung, Organisationsentwicklung und internationale Zusammenarbeit

Ausgangslage

Ein mittelständisches Unternehmen aus dem Digital-Umfeld befand sich in einer länger andauernden Übergangsphase.

Die bisherige Leitungsposition war nicht besetzt. Gleichzeitig konnte die Verantwortung für die Funktion nicht lediglich verwaltet oder vorübergehend auf verschiedene interne Ansprechpartner verteilt werden. Sowohl im operativen Tagesgeschäft als auch bei laufenden Veränderungs- und Digitalisierungsvorhaben bestand kontinuierlicher Führungs- und Entscheidungsbedarf.

Bereits begonnene Maßnahmen zur Professionalisierung, Digitalisierung und Automatisierung der Personalarbeit waren noch nicht vollständig abgeschlossen. Parallel mussten die täglichen HR-Prozesse zuverlässig weitergeführt, Führungskräfte beraten und personelle sowie organisatorische Fragestellungen bearbeitet werden.

Hinzu kam die Einbindung des Unternehmens in ein internationales Konzernumfeld. Lokale Anforderungen mussten mit übergeordneten Strukturen, Prozessen und internationalen Ansprechpartnern abgestimmt werden. Entscheidungen waren damit nicht ausschließlich aus der Perspektive des deutschen Unternehmens zu treffen, sondern mussten zugleich in einen größeren organisatorischen Zusammenhang eingeordnet werden.

Aus einer zunächst als Übergang gedachten Situation entwickelte sich deshalb ein langfristigerer Bedarf an verlässlicher Führung und operativer Verantwortung.

Auftrag und Zielsetzung

Nicole Fromhold, Geschäftsführerin der Fromhold Consulting GmbH, übernahm interimistisch die Leitung des Personalbereichs sowie die Verantwortung für angrenzende Organisations- und IT-Themen.

Das Mandat umfasste deutlich mehr als die reine Aufrechterhaltung des Tagesgeschäfts. Ziel war es, die Handlungsfähigkeit der verantworteten Bereiche zu sichern und gleichzeitig ihre strukturelle Weiterentwicklung fortzuführen.

Zu den zentralen Zielen des Projekts gehörten:

• operative Stabilisierung der HR-, Organisations- und IT-Prozesse,

• Führung und Orientierung eines interdisziplinären Teams,

• Fortführung bereits begonnener Digitalisierungs- und Automatisierungsvorhaben,

• Professionalisierung bestehender Abläufe und Verantwortlichkeiten,

• Beratung der Geschäftsführung und der Führungskräfte,

• Bearbeitung personeller und organisatorischer Fragestellungen,

• Koordination lokaler und internationaler Schnittstellen,

• Sicherstellung einer verlässlichen Leitungsfunktion während einer länger andauernden Übergangsphase.

Die zentrale Herausforderung bestand darin, kurzfristige operative Handlungsfähigkeit mit langfristiger struktureller Entwicklung zu verbinden.

Vorgehen

1. Stabilisierung und Priorisierung

Zu Beginn des Mandats verschaffte sich Nicole Fromhold einen umfassenden Überblick über bestehende Strukturen, laufende Projekte, offene Entscheidungen und operative Risiken.

Da die Funktion unmittelbar handlungsfähig bleiben musste, erfolgten Analyse und operative Übernahme parallel. Dringende Themen wurden priorisiert, Zuständigkeiten geklärt und Entscheidungsbedarfe transparent gemacht.

Im Mittelpunkt stand zunächst die Frage:

Welche Themen müssen unmittelbar bearbeitet werden, damit das Unternehmen, die Führungskräfte und die Mitarbeiter weiterhin verlässlich unterstützt werden?

Gleichzeitig wurde ermittelt, welche Vorhaben für die weitere Professionalisierung der Funktion von strategischer Bedeutung waren und deshalb trotz der Übergangssituation nicht zurückgestellt werden sollten.

2. Übernahme der Führungsverantwortung

Ein wesentlicher Bestandteil des Mandats war die Führung eines interdisziplinär aufgestellten Teams.

Die längere Übergangsphase erforderte klare Orientierung, verlässliche Entscheidungen und eine nachvollziehbare Priorisierung der Aufgaben. Nicole Fromhold übernahm die fachliche und personelle Steuerung und stellte sicher, dass operative Verantwortung nicht zwischen verschiedenen Bereichen oder Einzelpersonen verloren ging.

Dabei ging es nicht nur darum, Aufgaben zu verteilen. Entscheidend war, innerhalb der verschiedenen Verantwortungsfelder ein gemeinsames Verständnis für Prioritäten, Zusammenarbeit und Ergebnisverantwortung zu schaffen.

Regelmäßige Abstimmungen, klare Zuständigkeiten und transparente Entscheidungswege bildeten die Grundlage für eine stabile Zusammenarbeit.

3. Sicherung der operativen HR-Arbeit

Parallel zur Führungsverantwortung musste die laufende Personalarbeit ohne Unterbrechung fortgeführt werden.

Nicole Fromhold stellte sicher, dass zentrale HR-Prozesse weiterhin verlässlich funktionierten und Führungskräfte einen klaren Ansprechpartner für ihre personellen und organisatorischen Fragestellungen hatten.

Dazu gehörten unter anderem:

• Begleitung des Employee Lifecycles,

• Beratung von Führungskräften,

• Einordnung und Bearbeitung personalwirtschaftlicher Fragestellungen,

• Steuerung laufender HR-Aufgaben,

• Koordination interner und externer Ansprechpartner,

• Sicherstellung verbindlicher Abläufe,

• Vorbereitung und Begleitung notwendiger Entscheidungen.

Gerade während einer länger andauernden Vakanz besteht das Risiko, dass sich operative Themen aufstauen, Verantwortlichkeiten unklar werden oder wichtige Entscheidungen vertagt werden. Dem wurde durch klare Steuerung und kontinuierliche Präsenz entgegengewirkt.

4. Fortführung der Digitalisierung und Automatisierung

Die Übergangsphase sollte nicht dazu führen, dass bereits begonnene Entwicklungsvorhaben zum Stillstand kamen.

Nicole Fromhold führte laufende Digitalisierungs- und Automatisierungsmaßnahmen weiter und prüfte bestehende Prozesse darauf, wo manuelle Arbeitsschritte reduziert, Schnittstellen verbessert und Verantwortlichkeiten klarer abgebildet werden konnten.

Dabei stand nicht die Einführung von Technik um ihrer selbst willen im Vordergrund. Systeme und digitale Abläufe sollten die tatsächliche Arbeit erleichtern, Transparenz erhöhen und wiederkehrende Prozesse verlässlicher machen.

Die Weiterentwicklung orientierte sich insbesondere an folgenden Fragen:

• Welche Prozesse verursachen unnötigen manuellen Aufwand?

• Wo entstehen Informationsverluste oder Medienbrüche?

• Welche Aufgaben hängen zu stark von einzelnen Personen ab?

• Wie können Verantwortlichkeiten digital nachvollziehbar gemacht werden?

• Welche Automatisierungen entlasten das Team tatsächlich?

• Wie lassen sich bestehende Systeme besser in den Arbeitsalltag integrieren?

Entscheidend war dabei die Verbindung von Prozessverständnis, HR-Fachlichkeit und organisatorischer Umsetzung.

5. Verbindung von HR, Organisation und IT

Das Mandat umfasste neben HR auch angrenzende Organisations- und IT-Themen. Dadurch konnten Fragestellungen nicht isoliert aus einer einzelnen Fachfunktion betrachtet werden.

Viele betriebliche Abläufe betreffen gleichzeitig Menschen, Prozesse und technische Systeme. Veränderungen in einem Bereich wirken sich daher häufig unmittelbar auf andere Funktionen aus.

Nicole Fromhold verband diese Perspektiven miteinander und sorgte dafür, dass organisatorische Anforderungen, HR-Prozesse und technische Umsetzbarkeit aufeinander abgestimmt wurden.

Dadurch konnten unter anderem Zuständigkeiten, digitale Workflows, Zugriffsprozesse, Übergaben und organisatorische Veränderungen in einem gemeinsamen Zusammenhang betrachtet werden.

Diese übergreifende Verantwortung reduzierte Schnittstellenverluste und erleichterte die Koordination zwischen den beteiligten Bereichen.

6. Beratung von Geschäftsführung und Führungskräften

Während des gesamten Mandats begleitete Nicole Fromhold die Geschäftsführung und die Führungskräfte bei personellen und organisatorischen Entscheidungen.

Die Beratung beschränkte sich dabei nicht auf die Darstellung möglicher Optionen. Ziel war es, Entscheidungsgrundlagen zu schaffen, Auswirkungen einzuordnen und die anschließende Umsetzung zu begleiten.

Insbesondere in Übergangsphasen entstehen häufig Fragestellungen, die nicht dauerhaft aufgeschoben werden können. Dazu zählen beispielsweise:

• Veränderungen von Rollen und Verantwortlichkeiten,

• organisatorische Anpassungen,

• Führungs- und Zusammenarbeitsthemen,

• personelle Entscheidungen,

• Priorisierung knapper Ressourcen,

• Einordnung lokaler Anforderungen in übergeordnete Strukturen.

Nicole Fromhold übernahm dabei die Rolle einer operativ verantwortlichen Sparringspartnerin: Sie strukturierte komplexe Situationen, benannte Handlungsbedarfe und unterstützte die Verantwortlichen dabei, Entscheidungen in die Umsetzung zu bringen.

7. Zusammenarbeit im internationalen Konzernumfeld

Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Abstimmung mit internationalen Stakeholdern und übergeordneten Konzernfunktionen.

Lokale Prozesse und Anforderungen mussten in internationale Rahmenbedingungen eingeordnet werden. Gleichzeitig war es notwendig, die besonderen rechtlichen, organisatorischen und kulturellen Bedingungen des deutschen Unternehmens angemessen zu vertreten.

Nicole Fromhold übernahm dabei eine verbindende Rolle zwischen lokaler Organisation und internationalem Konzernumfeld.

Sie sorgte dafür, dass:

• lokale Anforderungen nachvollziehbar dargestellt wurden,

• internationale Vorgaben in die operative Arbeit übersetzt wurden,

• Zuständigkeiten und Entscheidungswege transparent blieben,

• unterschiedliche Erwartungen frühzeitig erkannt wurden,

• die lokale Handlungsfähigkeit trotz komplexerer Abstimmungswege erhalten blieb.

Gerade in internationalen Unternehmensstrukturen reicht es nicht aus, Informationen lediglich weiterzugeben. Entscheidend ist die Fähigkeit, unterschiedliche Perspektiven zu verstehen, Konsequenzen einzuordnen und tragfähige Lösungen zwischen den Beteiligten zu entwickeln.

Besondere Herausforderung

Die besondere Herausforderung des Mandats bestand in der Dauer und Offenheit der Übergangssituation.

Zu Beginn war nicht absehbar, dass die Leitungsfunktion über einen längeren Zeitraum interimistisch geführt werden musste. Entsprechend durfte die Arbeit weder auf eine kurzfristige Notlösung reduziert noch ausschließlich an einer zukünftigen dauerhaften Nachbesetzung ausgerichtet werden.

Das Unternehmen benötigte eine Lösung, die beides leistete:

• kurzfristig Stabilität und Verlässlichkeit schaffen,

• gleichzeitig die Funktion so weiterentwickeln, als würde die Übergangsphase nicht nur wenige Wochen dauern.

Eine reine Verwaltung des Status quo hätte dazu geführt, dass wichtige Professionalisierungs- und Digitalisierungsvorhaben zum Stillstand gekommen wären. Eine ausschließlich strategische Ausrichtung wiederum hätte die operativen Anforderungen nicht ausreichend berücksichtigt.

Nicole Fromhold verband deshalb Tagesgeschäft, Führung und strukturelle Weiterentwicklung in einem laufenden Mandat.

Ergebnis und Wirkung

Durch die Übernahme der Interim-Leitung blieb die HR-Funktion während der gesamten Übergangsphase handlungsfähig.

Das Unternehmen verfügte weiterhin über eine klar verantwortliche Person für personelle, organisatorische und funktionsübergreifende Fragestellungen. Geschäftsführung und Führungskräfte konnten auf eine verlässliche Ansprechpartnerin zurückgreifen, während das Team kontinuierlich geführt und in seiner Arbeit stabilisiert wurde.

Gleichzeitig wurden bereits begonnene Entwicklungsmaßnahmen nicht ausgesetzt. Die Professionalisierung, Digitalisierung und Automatisierung der HR-Arbeit konnten weitergeführt und stärker im Arbeitsalltag verankert werden.

Zu den wesentlichen Wirkungen des Mandats gehörten:

• Kontinuität trotz einer länger unbesetzten Leitungsfunktion,

• klare Führungs- und Entscheidungsverantwortung,

• Stabilisierung der operativen Abläufe,

• Fortführung wichtiger Transformationsvorhaben,

• strukturiertere Zusammenarbeit zwischen HR, Organisation und IT,

• verlässliche Beratung der Geschäftsführung und Führungskräfte,

• wirksame Verbindung zwischen lokalen Anforderungen und internationalen Konzernstrukturen.

Die Übergangsphase wurde damit nicht lediglich überbrückt. Sie wurde genutzt, um die verantworteten Funktionen operativ zu stabilisieren und gleichzeitig weiterzuentwickeln.

Besondere Leistung von Nicole Fromhold

Nicole Fromhold übernahm in diesem Mandat nicht nur eine beratende Rolle, sondern tatsächliche Führungs- und Umsetzungsverantwortung.

Sie verband:

• strategische HR-Leitung,

• operative Personalarbeit,

• Führung eines interdisziplinären Teams,

• Organisationsentwicklung,

• Digitalisierung und Automatisierung,

• Verantwortung für funktionsübergreifende Schnittstellen,

• Beratung der Geschäftsführung,

• Zusammenarbeit in einem internationalen Konzernumfeld.

Die besondere Leistung lag darin, eine länger andauernde Übergangssituation nicht als Stillstand zu behandeln.

Während die operative Verlässlichkeit sichergestellt wurde, führte Nicole Fromhold gleichzeitig notwendige Veränderungs- und Professionalisierungsmaßnahmen fort. Entscheidungen wurden nicht nur vorbereitet, sondern bis in die Umsetzung begleitet.

Damit steht das Mandat beispielhaft für den Kern der Arbeit der Fromhold Consulting GmbH:

In kritischen Unternehmensphasen schnell Verantwortung für die HR-Funktion übernehmen und Geschäftsführungen bei personellen und organisatorischen Entscheidungen begleiten, die weder vertagt noch vollständig delegiert werden können.

Vertraulichkeit

Zum Schutz des Kundenunternehmens wurde die Fallstudie anonymisiert. Identifizierende Angaben, konkrete interne Entscheidungsprozesse und vertrauliche Unternehmensinformationen wurden bewusst nicht veröffentlicht.